Ik zoek een...

Actueel - Nieuws

Opgeruimd op vakantie!

di 29 jun 2010 - Kicky Daoud

Werk jij ieder jaar door tot de laatste minuut en spring je van achter je bureau linea recta het vliegtuig of de auto in op weg naar je vakantiebestemming? Je komt uitgerust en vol nieuwe ideeën terug en gaat met frisse moed je werkkamer in en dan… Overal stapels papier, een volle postbak. Om aan de slag te kunnen moet je je eerst een weg banen door de papierjungle op je bureau. Weg is je vakantiegevoel! Het kan ook anders! Met de volgende tips ga je opgeruimd en ontspannen op vakantie en kan je daarna weer direct aan de slag!

Maak tijd!
Hou (of maak) de laatste 2 dagen voor je vakantie vrij in je agenda. Vertel iedereen tijdig wanneer je op vakantie bent. Dat kun je eenvoudig doen door vanaf nu een vaste regel onderaan je briefpapier of mailberichten te zetten met de tekst : Wij zijn van/tot gesloten wegens vakantie. (en neem in die periode die 2 dagen mee). Nog optimaler is het als je de eerste dag na je vakantie ook vrij houdt in je agenda.

Inventariseer
Vervolgens bekijk je welke lopende projecten je nog voor je vakantie af kunt ronden. Plan de werkzaamheden die je daar nog voor wilt doen in je agenda en handel ze af. Vergeet niet de bijgehorende facturen en declaraties te versturen! Schrijf alle losse klusjes die je te binnen schieten in een notitieblokje. Zo hou je je hoofd leeg en vergeet je niets. Kijk aan het eind van elke dag welke punten je echt nog voor je vakantie moet doen. Reserveer tijd in je agenda om die actiepunten af te handelen. Zet de rest op de actielijst voor na je vakantie.

Afronden
Het is 2 dagen voor je vakantie. Wat ga je deze dagen doen?
Officieel ben je nu al op vakantie. Schakel dus je voicemail in (spreek een aangepaste boodschap in) en stel je afwezigheidassistent voor de mail in.

  • Verzamel alle stukken die op en rond je werkplek liggen. Archiveer de informatie die bewaard moet worden en gooi de rest weg. Leg ongelezen tijdschriften op een stapel. Ik kom hier straks op terug.
  • Bewaar in de actiebak op je bureau alleen de stukken van projecten waarmee je na je vakantie verder gaat. Stop ze per project in een mapje en zet er op bij wat je actiepunten zijn. Als je later nog wat te binnen schiet, kun je dat er eenvoudig bij schrijven. Zo pak je na de vakantie weer snel de draad op en vergeet je niks.
  • Verstuur facturen voor de werkzaamheden die je tot en met je vakantie hebt gedaan of  hebt afgerond.
  • Betaal alle rekeningen die je nog hebt liggen.
  • Vergeet je BTW-aangifte over het 2e kwartaal niet! Doe dit voor 1 augustus a.s.
  • Schoon je mailbox op en archiveer de berichten die je afgehandeld hebt. Zorg dat je postvak leeg is. Na je vakantie zie je dan in een oogopslag de nieuwe berichten.

Back up
Het wordt nog al eens vergeten, maar het is wel belangrijk om een back up te maken van al je bestanden. Doe dit op de laatste werkdag voor je vakantie. Op die manier heb je na je vakantie een actuele back-up achter de hand.
Zet je PC tijdens de vakantie helemaal uit, schakel eventueel de stroom uit. Zo voorkom je schade door onweer of stroomstoringen tijdens je vakantie.

Vak(antie)literatuur?
Wat ga je doen met die stapel vakbladen en tijdschriften die je bij stap 3 hebt verzameld?
Je kunt 2 dingen doen:

  1. Als je ze nu nog niet gelezen hebt, komt het er echt niet meer van. Haal diep adem en doe ze bij het oud papier. Tot nu toe heb je je tenslotte prima gered zonder de informatie uit deze bladen. Lees op vakantie een leuk boek!
  2. Kan je er echt geen afscheid van nemen? Geef ze dan een enkele reis naar je vakantiebestemming. Ze mogen dus niet mee terug! Scheur de interessante artikelen die je wilt bewaren er uit, bewaar ze in een mapje dat je weer mee naar huis neemt.  Berg ze na je vakantie op in je archief.

Weer terug
Lekker hé, zo'n opgeruimde werkplek. Je kunt gelijk aan de slag. Gebruik de eerste dag na je vakantie om je post en je mail te lezen, telefoontjes te plegen. Beantwoord post en mail die weinig tijd vragen direct. Plan de afhandeling van de rest in. Bekijk je actielijst en de papieren in je actiebakje en maak alvast een werkplanning.


Kicky Daoud is werkplekcoach en helpt drukbezette mensen om hun werk zo te organiseren dat ze meer tijd hebben voor belangrijke zaken en minder last van stress hebben. Kijk voor meer informatie op
www.feniksorganizing.nl



Geef hieronder uw reactie op dit nieuwsitem

Leave this one empty:
Naam:
Don't fill in data here:
Reactie:
Don't put anythin in here:

Marlies Oudijk - dinsdag 26 oktober 2010

Beste collega, Hoi Kicky, Wat goed van je dat dit artikel hebt geschreven!! Helaas lees ik het nu pas, maar beter laat dan nooit een reactie, toch? Vandaag had ik een middagje vrij, een klant belde af. Dus ging ik mijn mail eens opruimen... Ik vind het inhoudelijk een prima artikel waar veel mensen hun voordeel mee kunnen doen. Ik ben heel benieuwd of collega's er iets aan gehad hebben en zo ja wat dan. Graag reacties!!? Hartelijke groet, Marlies Oudijk

c. havermans - woensdag 30 juni 2010

Handige tips! Let echter wel op wat je inspreekt op je voicemail; de "afwezig van-tot info" kan nl. ook in verkeerde handen vallen...