Ik zoek een...

Actueel - Nieuws

Column: Van vage lijsten naar vragenlijsten

Betekenisgeving in organisaties

ma 25 jan 2021

Onze zoon Bram is 13 jaar en kreeg deze maand een uitnodiging van de GGD om een vragenlijst in te vullen. Dit als onderdeel van een gezondheidsonderzoek. Een vinger aan de pols bij deze jonge generatie juich ik alleen maar toe, juist ook in deze precaire tijd van lockdown en online school.
Pas later begreep ik dat het gezondheidsonderzoek helemaal losstaat van corona. Dit onderzoek vormt al jaren een vast contactmoment in klas 2. Toen ik dat scherp op het netvlies kreeg, besefte ik vooral in wat voor geweldig land we toch leven dat dit soort contactmomenten en vragenlijsten überhaupt preventief, informatief en actief zijn ingebouwd in de schoolloopbaan van kinderen. De GGD weet met deze vragenlijst problematiek vroegtijdig te signaleren en naar aanleiding van de ingevulde lijsten denkt jeugdarts of jeugdverpleegkundige met onze tieners mee en geeft deze zo nodig gericht advies, coaching, voorlichting of helpt bij het doorverwijzen naar een andere hulpverlener.
Hoe ik erachter kwam dat deze GGD Check niets met corona van doen had? Doordat Bram wilde weten hoe hij de volgende vraag uit de standaard GGD-vragenlijst moest interpreteren en invullen. Hij las voor wat er stond: “Hoeveel dagen ben je de laatste vier weken dat er school was thuisgebleven?” Van die vraag stonden we even raar te kijken.
Aangezien de tweede lockdown al vanaf half december voortduurde, was deze vraag feitelijk maar op één manier naar waarheid te beantwoorden: Bram was de afgelopen vier weken twintig dagen thuis geweest. Hij had namelijk de afgelopen vier weken elke week vijf dagen thuisonderwijs gehad. Toch voelden Bram en ik, net als zijn moeder en zijn zus, aan dat we het antwoord 'twintig dagen' maar beter niet konden invullen in de lijst. Het feitelijke antwoord op de vraag en de eigenlijke bedoeling ervan begonnen hier uit elkaar te lopen. De twee narratieven namen daar ieder een andere afslag. De clou zat er natuurlijk in of je wel of niet naar de intentie van de vraag keek. En die was ongetwijfeld om vast te stellen hoeveel dagen je van school gemist had door ziekte, verzuim, spijbelgedrag of andere redenen van absentie.
Zoals heel veel bedrijven niet op corona waren voorbereid, zo was deze vragenlijst ook niet voorbereid op de vergaande consequenties van deze pandemie.

Het lijkt misschien wat flauw om deze vraag er op deze manier zo uit te lichten. Tegelijkertijd staat deze mismatch tussen theorie en praktijk voor een veel vaker voorkomende dynamiek die in organisaties optreedt. Standaardisatie die geen rechtdoet aan de bestaande variatie. Vragenlijsten die niet geheel passen op de werkelijkheid, waardoor je verleid wordt om die maar in te vullen zodat je ervan af bent. Vaak verplicht gesteld om de papieren systeemwereld mee te vullen of aan de externe eisen te voldoen.
Ik hoor van teams dat het het slimste is om bij het indienen van de formele teamplannen voor het nieuwe jaar de versie van vorig jaar vooral te kopiëren, om maar te voldoen aan de eisen van het systeem; hoe ver de werkelijkheid ook van die plannen afligt. Dan is het systeem, de HR-afdeling of de manager in ieder geval weer tevreden.
Of het nu gaat om vragenlijsten rondom kwaliteit, surveys over samenwerking, draaiboeken voor cultuurverandering, handboeken vol functiebeschrijvingen: veel van die instrumenten zijn opgezet vanuit de vooronderstelling dat de maker ervan vooraf een goed en helder overzicht heeft van de zaken die er spelen. Maar werk in beeld krijgen – laat staan een kind in beeld hebben en houden – is geen standaardsituatie. Mensenwerk is nooit een ingestudeerde vrije trap vanaf twintig meter over een vast muurtje van vier personen. Vragenlijsten die als doel op zich gebruikt worden, zijn vooral geschikt om de kachel mee aan te steken. Het probleem is dat de makers ervan de situatie hier-en-nu, de precieze context en de personen in kwestie nu eenmaal nooit goed kunnen kennen. Vragenlijsten over projecten waar het gros van de vragen gaat over onderlinge samenwerking slaan de plank flink mis als blijkt dat jij dit project vooral alleen hebt getrokken. Een samenwerkingsscan afnemen is overbodig als het probleem vooral een hork van een leidinggevende blijkt te zijn ...

Natuurlijk is het voordeel van een vragenlijst dat je snel een peiling kunt houden onder een grote groep. Maar daar houdt het werk niet op; daar begint het werk pas. Het feit dat Bram een vervolggesprek met de GGD kon aanvragen geeft weer dat de vragenlijst een opstap is voor een echt gesprek en geen systeemvuller of afvinkmethodiek. Dan is zo’n vragenlijst prima. Zeker als de laatste vraag luidt: Wat heb je gemist in deze vragenlijst? Wat wil je nog meer kwijt wat nog niet aan de orde is geweest? Wat kunnen wij van jou leren voor een volgende keer?  

Om terug te keren naar het begin van deze column: als je je blindstaart op de papieren werkelijkheid van cijfers en diploma’s is school prima te vervangen door thuisonderwijs. Maar pas als je je verdiept in de ander en het gesprek aangaat, blijkt school zo veel meer dan een plek om enkel tien of twaalf vakken te leren. Kijk je dieper in de vierkante ogen van kinderen na een dag Zoomlessen, dan zie je vooral welke onzichtbare groepsprocessen en identiteitsvraagstukken we hen nu stelselmatig ontzeggen. Dan blijkt schoolleven ineens een veel complexere en multivariate vergelijking dan alleen het goede antwoord c op een multiple choice invulblad. We weten dat ergens wel, maar beseffen we het ons ook ten diepste? En wat doe ik als ouder eigenlijk om het gemis van school en werkelijk contact met klasgenootjes te compenseren? Ik wijs in ieder geval meer gewicht dan voorheen toe aan de voetbaltrainingen van Bram en de sportmomenten waar onze dochter Sterre nog mag verschijnen. Vorming en Bildung, door het leven zelf, was vóór corona automatisch geregeld; nu moeten we op handbediening overstappen en alles uit de kast trekken om daar met kunst- en vliegwerk nog enigszins invulling aan te geven. Dat is de werkelijkheid.

Laat een vragenlijst die werkelijkheid niet vervangen. Zorg dat het een aanleiding blijft om het open gesprek met iemand aan te gaan. Werkelijke betekenisgeving vindt plaats in dialoog. Juist doordat Bram met ons het gesprek aanging over wat er met die ene vraag bedoeld werd, maakte dat we verschillende perspectieven naast elkaar konden zetten. Het ging niet zozeer over de vraag of het item in de GGD-vragenlijst wel zinnig was, maar om welke zin we daar samen aan gaven.
Misschien gaat het wel niet over elk antwoord maar over de verantwoording ervan. En in plaats van ons blind te staren op besluiten is het beter om een gesprek te hebben over de besluitvorming: hoe om te gaan – bijvoorbeeld – met de issues die dankzij dit besluit buiten beeld blijven? Bewandel je die weg, dan kom je uit bij het gebied van betekenisgeving. Betekenisgeving als sociale activiteit waarin wat plausibel is een stem krijgt naast wat accuraat is, waarin wat merkbaar is een plaats krijgt naast wat meetbaar is. En daarmee beland ik bij de vraag of jij, lezer, alle vragenlijsten die passeren vooral invult om reactief de systeemwereld te voeden of om proactief aan de bedoeling van je organisatie te werken.

Bram adviseerde ik om de vragenlijst bij dit item als volgt in te vullen: “Ik ben steeds thuis geweest, maar niet één dag thuisgebleven.” Nu nog afwachten of dit antwoord gezien wordt als een 'system error' of als een 'error system'.


Guido van de Wiel (Wheel Productions) is organisatiepsycholoog, (schrijf)coach en ghostwriter. Hij is onder meer verbonden aan Verdraaide organisaties en de Veranderbrigade. Onlangs verscheen bij Kloosterhof zijn nieuwste boek Van meetbaar naar merkbaar, van duurzaam naar dierbaarEerder schreef hij boeken zoals Durf het verschil te maken, Organiseren met toekomst en Innoveerkracht. www.wheelproductions.nl