De mythe van inefficiëntie op de werkvloer

ma 23 mrt 2026

‘Mijn manager zegt dat ik efficiënter moet werken,’ hoort Karen Visser van New Broom vaak van mensen die zich melden voor coaching, op eigen initiatief of via hun werkgever. Maar zodra hun taken inzichtelijk worden gemaakt, blijkt de oorzaak zelden simpelweg inefficiëntie.

Volgens Visser groeien functies in de praktijk geleidelijk. Rollen die ooit duidelijk afgebakend waren, raken in de loop der tijd gevuld met steeds meer uiteenlopende verantwoordelijkheden. Wanneer deadlines vervolgens onder druk komen te staan, wordt al snel geconcludeerd dat iemand efficiënter moet werken.

In gesprekken met cliënten ziet Visser dat het probleem meestal complexer is: taken stapelen zich op en verwachtingen blijven toenemen. Dat verschil tussen hoe werkdruk wordt beoordeeld en hoe die wordt ervaren, komt veel voor. Cijfers van CBS en TNO laten zien dat ongeveer een derde van de werknemers regelmatig werkdruk ervaart.

Waarom inefficiëntie al snel de conclusie is
Leidinggevenden beoordelen werk vaak op zichtbare uitkomsten zoals deadlines en resultaten. Als die onder druk staan, lijkt inefficiëntie een voor de hand liggende verklaring. Daarbij blijft een belangrijk deel van het werk buiten beeld: afstemming, overleg en onderbrekingen maken een groot deel van de werkdag uit, maar zijn nauwelijks zichtbaar in planningen of rapportages. Hetzelfde werk kan daardoor verschillend worden geïnterpreteerd.

Hoe functies geleidelijk uitdijen
In veel organisaties veranderen functies stap voor stap. Taken verdwijnen zelden, maar nieuwe verantwoordelijkheden komen er wel bij. Wat begint met een extra project of tijdelijke vervanging, kan uitgroeien tot een combinatie van meerdere rollen. Tegelijk laat onderzoek van het CBS zien dat werk minder routinematig en juist complexer wordt, waardoor functies vaker verschillende soorten taken omvatten. Veel professionals krijgen pas zicht op die groei wanneer zij hun werkzaamheden op een rij zetten. Volgens TNO en CBS heeft ongeveer één op de zes werknemers een stressvolle baan, waarin hoge taakeisen samengaan met beperkte regelruimte.

Eerst zicht op het werkpakket
Een eerste stap is het volledige werk in kaart brengen. Daarbij gaat het niet alleen om kerntaken, maar ook om overleg, afstemming en kleine verzoeken tussendoor. Juist die minder zichtbare activiteiten maken het verschil. Door alle werkzaamheden en de bijbehorende tijdsinvestering inzichtelijk te maken, wordt duidelijk waar knelpunten ontstaan en of het vraagstuk bij efficiëntie ligt of bij de inrichting van het werk.

Werkdruk als organisatiethema
Wanneer het totale takenpakket zichtbaar wordt, verschuift vaak ook het perspectief. De vraag gaat dan niet alleen over hoe iemand werkt, maar ook over hoeveel werk binnen een functie is samengebracht. De roep om meer efficiëntie blijkt daarmee regelmatig minder individueel dan op het eerste gezicht lijkt. (gebaseerd op: Intermediair)